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Comité du décor événementiel – Quelles sont mes tâches?

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La décoration d’événement pour les adultes est un peu différente de la fête d’anniversaire typique d’un enfant. Bien sûr, vous pouvez choisir un thème, puis effectuer une recherche sur le Web pour voir ce qui est disponible, mais 9 fois sur 10, vos résultats de recherche seront axés sur les fêtes d’enfants.

Certaines décorations peuvent être personnalisées pour être utilisées avec l’un ou l’autre, mais je ne recommande pas de décorer un événement de gala pour adultes avec du papier toilette et quelques ballons. Cela donnera à vos invités l’impression que vous ne vous en souciez pas assez pour planifier et exécuter un projet de décoration. Et dans une campagne de financement, cela peut être nuisible. Vous demandez aux invités de dépenser beaucoup d’argent pour assister à cet événement (baby-sitters, prix des billets, achat d’articles aux enchères, vêtements de l’événement, etc …). Ils veulent se divertir et s’amuser et se sentir importants.

L’autre extrémité du spectre est de louer un service de planification d’événements ou d’avoir des ressources illimitées à votre disposition. Aucune de ces options ne convient à votre budget. Sinon, il est temps de visiter l’option «entre les deux».

La plupart des événements ont un comité général composé du président de l’événement et des présidents des sous-comités. Le décor est généralement un sous-comité qui s’occupe de la planification du décor d’un événement. Cela peut inclure n’importe quel nombre de zones de l’événement (salle, table, buffet, tables de vente aux enchères, entrées, etc.) et je recommande que cela couvre tous ces domaines et tous les autres domaines où tout type de décor est nécessaire.

Cela facilite le suivi du budget de décoration et de qui est responsable de quoi. Je conseille également au président du décor de travailler en étroite collaboration avec d’autres comités qui utiliseront également le «thème» choisi. Il faut avoir de la cohérence, un sens de la continuité quand il s’agit d’un thème.

Supposons que vous ayez décidé en tant que comité que votre thème sera “l’Egypte ancienne” et que votre palette de couleurs est or, violet et turquoise. Excellent!

Maintenant, lors d’une réunion complète de tous les comités, vous apprenez que le comité «Print / Marketing» a décidé d’utiliser une police rouge et une fleur de leis sur l’invitation. Hein? Uh-oh: Major “Une main ne sait pas ce que fait l’autre main”.

Cela peut et doit être étouffé dans l’œuf. Un thème / une ambiance et des couleurs doivent être déterminés dès le début afin que tous les comités travaillent vers le même objectif.

Les tâches peuvent inclure les éléments suivants (et tout autre élément unique à votre événement).

• Fournissez des bénévoles pour votre comité. (N’oubliez pas d’utiliser quelqu’un avec une expérience, des connaissances ou des contacts qui pourraient être utiles au comité de décoration.

• Le décor doit créer un environnement pour l’événement. Faites un plan détaillé de tous les besoins / souhaits de décoration.

• Votre plan de décoration doit être conforme aux règles du lieu et dans les limites du thème (si vous en avez un).

• Collaborer avec d’autres comités où le décor se chevauchera (ex: nourriture, divertissement, tables de vente aux enchères, invitations, etc.)

• Achat de décor, construction et démontage de décor

• Honoraires / bons de commande pour les décorations – Rapport au comité des finances / budget.

• Tenez le président général informé de tous vos projets (une communication préalable peut éviter des problèmes plus tard).

Suivre un POA (plan d’action) peut rendre votre travail en tant que président fixe ou membre d’un comité beaucoup plus facile. La recherche et la pré-planification sont la clé d’un événement réussi. Beaucoup de plaisir! Laissez libre cours à votre créativité et votre événement sera inoubliable!

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